Un tema estrechamente relacionado con la formación de usuarios es la gestión del conocimiento, la que se desarrolla con el fin de apoyar la creación, organización,, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación de la información y los procesos básicos.

El ERP y la gestión del conocimiento son herramientas sinérgicas, pues uno apoya al otro, creando oportunidades de mejora e innovación.

El ERP es una aplicación intensiva en gestión del conocimiento. Todo el proyecto se basa en los conocimientos de los empleados y la gestión eficaz durante todo el ciclo de vida del ERP.

El ERP ofrece bases de datos centralizadas y procesos de negocio integrados en toda la organización que llevan a la convergencia de la información y que necesita de la gestión del conocimiento más amplio de los procesos de la organización entre los usuarios finales.

Desde el punto de vista de los empleados, se produce un cambio que necesitan entender. En efecto, pasan de un foco en las tareas al foco en los procesos. Necesitan entender cómo encajan sus tareas en el proceso general y su contribución al éxito del proceso.

Una consecuencia clave de la perspectiva basada en la gestión de conocimiento de la organización, es que aumenta la colaboración y la necesidad de compartir información a lo largo del línea de proceso.

Información y conocimiento

Hay diferentes puntos contacto dentro de los proyectos ERP que justifican compartir conocimiento. El primero implica el intercambio de saberes entre los miembros del equipo de ERP que está a cargo de la ejecución del proyecto. En la mayoría de los casos, la composición de este equipo incluye miembros de diferentes departamentos. Los representantes de cada área vienen con diferente formas de conocimiento que necesitan compartir para la planificación y la implementación exitosa del proyecto de ERP.

El segundo punto de contacto para compartir conocimientos involucra a los miembros del proyecto y a los usuarios finales. El intercambio de conocimientos a este nivel implica informar a los usuarios finales sobre el uso del sistema y, como tal, está influenciada por la capacidad de las la organización para gestionar el cambio. Por lo tanto, es crítico para la gestión del cambio en este nivel, compartir la información de las iniciativas vinculadas al proyecto.

El tercer punto de contacto entre la información y el conocimiento involucra el equipo de implementación y los externos tales como consultores o proveedores del sistema.

Gestión del conocimiento

La cuestión de si la gestión del conocimiento es complementarios o diferente con la aplicación del ERP sigue siendo objeto de debates. Varios estudios coinciden en que la gestión de conocimientos es complementaria del proyecto ERP.

El objetivo de la implementación de un ERP es aumentar la eficiencia de la organización mediante la mejora de la capacidad de procesamiento de información. La sistematización y centralización de los procesos, mejora de la capacidad de la organización. Por otro lado, el objetivo de la gestión del conocimiento es distribuirlo de manera efectiva y organizada y depositarlo en los respositorios que corresponda.

La mayoría de las organizaciones utilizan técnicas de gestión del conocimiento durante la implementación del ERP. La ductilidad de un KMS (Knowledge Management System) para proveer y asegurar información en tiempo, ayuda a que la organización adopte estas herramientas con mayor facilidad. El ciclo de vida de un ERP pasa por diferentes etapas y es muy difícil capturar el conocimiento usando caminos informales.

Fuente: http://www.evaluandoerp.com/gestion-del-conocimiento-durante-la-implementacion-de-un-erp/