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Los negocios están prosperando. Después de mucho trabajo has encontrado la forma de que tu producto encaje en un mercado y eso genera que tengas un increíble auge en tus ventas.
Pero probablemente estés ante un problema: estás teniendo dificultades para mantenerte al día con todo este crecimiento.
Estás perdiendo proveedores y mayoristas por no atender a tiempo algunos correos electrónicos. Tu equipo (que ha crecido un montón en los últimos meses) no está muy seguro de sus funciones, por lo que algunas cosas no se están haciendo. En general, estás tropezando con tus propios pies en el camino hacia el éxito.
¿Cuál es la respuesta? Necesitas mejorar la gestión de tus proyectos online.
¿Qué es gestión de proyectos, de todos modos?
Citando a Wikipedia:
La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.
… El primer desafío para la gestión de proyectos es alcanzar la meta del proyecto y los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafío secundario, y el más ambicioso de todos, es optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.
En sencillos términos, la gestión de proyectos online es el arte de lograr que se haga algo a tiempo, con los estándares de calidad requeridos y todo dentro del presupuesto.
No necesitas contratar una persona que de tiempo completo se encargue de la gestión de tus proyectos.
Existen muchos lugares en donde comenzar – desde ayudar a los managers a convertirse en expertos en gestión de proyectos online, hasta obtener toda la comunicación en un mismo lugar y convertirte en una persona que planea y mejora procesos internos.
Metodologías populares para la gestión de proyectos
Si quieres comenzar a mejorar tus procesos internos, existen muchos lugares en donde buscar inspiración. Tres de los métodos más populares están cubiertos a continuación, junto con los pros y contras de cada uno.
Vale la pena señalar que a menudo es difícil adaptar una metodología de gestión de proyectos – puede que tengas que mezclar, combinar o modificar ciertas reglas para que funcione mejor para tu modelo de negocio y equipo.
Gestión de proyectos de Lean
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Imagen vía LCE
Define ➝Mide ➝Analiza ➝ Mejora ➝ Controla
Los métodos de desarrollo de productos y gestión de proyectos de Lean son repetitivos, y por lo general implican la creación de una versión (incluso si se trata de una versión muy básica) del entregable final de cada ciclo.
Para los tipos de proyectos que vas a trabajar en tu negocio, este modelo no siempre aplica, pero puedes tomar esa idea y modificarlo. A modo de ejemplo, en lugar de crear una campaña de marketing de un año, puedes crear un proyecto de 30 a 60 días para probar una técnica de marketing específica para tu negocio y medir su eficacia antes de seguir adelante con ella.
Una idea fundamental de los métodos de Lean es deshacerse de los residuos en el proceso; elimina reuniones inútiles, no derroches dinero en entregas innecesarias y centrarte en los entregables que impulsan a tu negocio, como el prototipo de un nuevo producto o una experiencia de compra mejorada.
Cuando se trata de Lean, cualquier esfuerzo hecho debe hacerse rápido y correcto.
Otras facetas de la filosofía de Lean incluyen:
Evitar doble trabajo al esclarecer objetivos y metas (y hacerlo bien la primera vez)
Siempre mantener vigilado el trabajo – casi todos los proyectos tienen un momento de estanque, como por ejemplo cuando se necesita aprobación de una persona que no está disponible (por lo que toma semanas cumplir el objetivo).
El principio de planificador, que significa que va a planear a detalle mientras más te acerques a la realización del trabajo. En lugar de planear 18 meses en el calendario de marketing a detalle, puedes planear los primeros tres meses a detalle, los siguientes 3-6 meses con un nivel de detalle un poco más bajo y de 9-12 meses de manera más amplia. Además, vas a crear planeas con las personas que vas a trabajar, brindándoles una manera mucho más fácil de entender el trabajo que se va a hacer.
Gestión de proyectos Agile
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Agile comenzó a implementarse alrededor del 2001 gracias al manifiesto Agile, y ganó popularidad rápidamente.
Es una variante de muchos métodos iterativos – un verdadero método iterativo crea una versión del producto final en cada ciclo. En Agile, con pequeñas porciones del proyecto final se crean ciclos, y el curso del proyecto se modifica en base a la retroalimentación dada a las piezas del proyecto.
En función del proyecto específico que estás trabajando, Agile podría ser más útil que el sistema Lean, así que es bueno considerar ambos. Por ejemplo, si estás trabajando como jefe de un proyecto relacionado con un nuevo lanzamiento de producto para un producto insignia, puedes utilizar Agile para comprobar que vale la pena invertir recursos en él.
Puedes:
Utilizar el botón de compra de Shopify para probar la velocidad de una compra, así como la respuesta del sitio
Si las ventas son fuertes, ver como un público objetivo trabaja con el botón de compra de Twitter
Si eso funciona, probar con ads en la sección de compra en Facebook
Utiliza el loop de feedback para cada canal, con el objetivo de mejorar el mensaje y posicionarlo. Después de unas cuantas rondas de estadísticas y retroalimentación, ponte en modo lanzamiento y espera a ver el éxito generado gracias a tu planeación estratégica.
Con un poco de trabajo extra, puedes crear lanzamientos mucho más exitosos.
Gestión de proyectos con Waterfall
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“Modelo Waterfall (cascada)” por Peter Kemp/Paul Smith-Adaptado del trabajo de Paul Smith en Wikipedia. Licencia de CC por 3.0 vía Commons.
El modelo Waterfall o de cascada es el más antiguo y en muchas maneras ha perdido vigencia. La diferencia entre este modelo y los otros que hemos mencionado es que este trabaja bajo una secuencia y no un ciclo.
Esto significa que planeas el proyecto completo al inicio, comenzando por el final – por ejemplo, todo el desarrollo de un producto hasta que llega al mercado y a los clientes. Posteriormente, sigues esos pasos hasta que el proyecto se cumpla.
Eso suena como cuando la mayoría de las personas planean, ¿verdad?
La desventaja de este estilo de gestión de proyectos es que puede ser ineficiente y que se basa en suposiciones. Si asumes que tendrás tres meses para desarrollar el producto y obtener resultados, una simple falta de comunicación puede agregarte otros meses de trabajo, por lo que te verás obligado a planificar y coordinar con todas las partes interesadas una vez más.
O, por otro ejemplo, si asumes que tus clientes quieren una característica A, investigas con base en eso. Pero si encuentras que prefieren una característica B, te ves obligado a revisar toda la línea de tiempo de tu trabajo.
Cada vez que algo así suceda durante un proyecto, piensa en el tiempo que inviertes en re plantear lo necesario para poner en práctica el proyecto. Esto es lo que no ayuda al modelo Waterfall, y por lo cual no se considera un método actual y adecuado.
Una buena comunicación genera proyectos exitosos
Hay más en la gestión de proyectos que implementar el modelo Lean o Agile. Si no tienes reglas básicas, utilizar nueva herramienta de productividad no va a hacer ninguna diferencia, generando que tus proyectos estén fuera de tu alcance.
Una gran parte de esto se concentra en evitar fallas en la comunicación que puedan fácilmente generar que el proyecto no sea exitoso. La retroalimentación aquí entra en juego; si tienes demasiados interesados en el proyecto, encontrarás un síndrome llamado “muerte por comité”, en donde nadie tiene la última palabra, nadie puede estar de acuerdo, y el resultado es un desastre completo.
El primer paso para una correcta gestión de la retroalimentación de todos los involucrados es que realmente intervengan las personas que pueden tomar decisiones en el proyecto. Menos partes interesadas significa menos retroalimentación para el equipo (y el director del proyecto) que gestionar. El segundo paso es asegurarse de que todos los interesados han intervenido antes de implementar las votaciones. Todos hemos estado en ese proyecto en el que la persona A quiere un cambio, por lo que se hace el cambio, pero entonces la persona B lo quiere de una manera diferente, entonces la Persona C quiere volver a la forma en que la persona A lo quería – para este punto, todos ya intervinieron y crearon un caos, por lo que debes evitar esto.
Por último, pero no menos importante, el líder del equipo o miembro principal debe resumir las votaciones, repetirlas y asegurar que todo quede claro antes de implementar la decisión final, verificando con exactitud que la aplicación de las votaciones deben resumir y repetir las votaciones antes de implementar, verificar con exactitud si todo el mundo está en la misma página.
Esta es una buena práctica de comunicación en general, ya que lo que una persona dice no es siempre lo que la otra persona oye. Un simple correo electrónico con las siguientes líneas,
“En base a nuestra reunión, realizare estos cambios a la campaña de marketing…”
… puede ahorrar mucho tiempo y energía.
La comunicación por correo electrónico es otro lugar en donde pueden surgir problemas. Tener formatos de correo similares a “Si es esto, entonces hay que hacer esto” puede ayudar.
Por ejemplo, en lugar de enviar un correo electrónico a tu coordinador de medios de comunicación social que diga: “¿Estás preguntando si debes publicar ocho veces en Twitter mañana?”, puedes decir: “Si estás preguntando si deberíamos estar twitteando ocho veces el día de mañana, la respuesta es sí – los tweets están en esta hoja de cálculo…
… Si estás preguntando si deberíamos publicar en Pinterest ocho veces el día de mañana, no, pero estamos publicando en seis ocasiones y los materiales están en esta carpeta de Google Drive”.
Hay más consejos sobre cómo mejorar la comunicación vía correo electrónico aquí.
Del mismo modo, cuando se está delegando una tarea, trata de prever las preguntas y responderlas antes de tiempo (ya sea por correo electrónico o en la documentación interna /sección de preguntas frecuentes). Esto es aún más importante si trabajas con un equipo remoto, en donde los miembros del equipo no pueden simplemente hablar directamente en el cubículo.
Trabajar en diferentes zonas horarias puede agregar retrasos al proyecto ya que una persona puede preguntar algo durante su horario de oficina, pero si la otra persona tiene un horario distinto, puede responder horas después y así perder tiempo y crear un embudo de comunicación.
Es fácil ver cómo todas esas horas de espera y coordinación pueden lanzar un proyecto fuera de pista en pocas semanas.
Skitch_Evernote
Herramientas como Skitch o Jing pueden ayudar a explicar cosas a larga distancia, grabando una secuencia de pantalla que muestra el proceso, lo que hace mucho más rápido que tú y otras personas lo vean y eliminen confusiones.
Tres herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte
Personalmente, Asana es mi favorito, no solo por su flexibilidad –puede funcionar igual de bien para equipos de una, tres o veinte personas– también porque ofrece la posibilidad de que todos los miembros del equipo hagan comentarios, adjunten archivos a tareas y a comentarios y generen tareas recurrentes y códigos de colores (¡y las vistas del calendario!) Es gratis para equipos de hasta 15 personas y después puedes contratarlo por $ 8.33/usuario al mes.
Basecamp fue una de las primeras herramientas de gestión de proyectos online y es conocido por su facilidad de uso. Puedes hacer comentarios sobre las tareas, proyectos y archivos y subir archivos adjuntos a los proyectos o tareas, asegurando que los miembros involucrados sean notificados. Puedes crear documentos de texto dentro de los proyectos, así como asignarles códigos de color por tareas o documentos.
El único problema potencial con Basecamp es que realmente funciona para proyectos únicos no hay funcionalidad tarea repetitiva, por ejemplo). Tiene sentido ya que Basecamp comenzó dentro del mundo de agencias y fue diseñado para trabajar con clientes en proyectos que tuvieron un inicio y final definido. Actualmente esto podría significar que no se ajusta bien a un negocio con varios proyectos. En cualquier modo, puedes utilizar Basecamp pagando $29/mes por equipo.
Si tu equipo es un poco menos conocedor de la tecnología o necesita algo muy visual, Trello podría ser una buena apuesta. En lugar de estar basado en listas que cumplir, como Asana y Basecamp (al menos por defecto), Trello te da columnas en donde puedes crear “cards” individuales que se pueden posicionar en la columna deseada, en función de su categoría o progreso. Es personalizable, tal y como se puede ver en el anterior ejemplo.
Trello tiene un plan gratuito bastante completo y una opción de pago ($8.33/usuario al mes) que desbloquea características adicionales como integraciones de aplicaciones y la posibilidad de guardar archivos más pesados.
Tener una empresa y gestionar sus proyectos siempre será un tema difícil, pero si te organizas correctamente puedes lograr que sea una carga menos. Pronto tendremos más consejos sobre la formación de una directiva y empleados ejemplares, que ayuden a tener una mejor gestión de proyectos y puedan comunicarse mejor.